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5 dicas para proteger seu escritório contábil da crise

Nos últimos meses, temos observado com apreensão a dificuldade econômica do país, e dentro desse cenário de incertezas é inevitável pensar em formas de proteger seu escritório contábil da crise.

Pensando em te orientar, listamos aqui 5 dicas para que você consiga manter firme a sua empresa mesmo em águas mais revoltosas. Assim como uma construção deve começar pelo alicerce e não pelo telhado, é importante seguir as etapas por ordem lógica, trabalhando primeiro com medidas preventivas. Confira!

Seja cauteloso

Em especial nos tempos em que nos encontramos, é importante seguir algumas medidas para prever e evitar possíveis problemas, como a inadimplência dos clientes, que possam prejudicar o seu fluxo de caixa. Considere esses pontos:

  • Faça uma análise antecipada

Nessa etapa inicial, você pode ter uma ideia de como está a situação da empresa por meio de uma análise cadastral e de crédito para entender a capacidade ou não de pagamento do cliente, bem como a integridade dos dados dele.

  • Aproxime-se do cliente

Esse aspecto é fundamental para proteger seu escritório contábil da crise, uma vez que ao se aproximar do seu cliente, ele vai entender o valor dos seus serviços e perceber a sua efetiva participação no sucesso do negócio dele. Mostre o seu valor!

Atender bem o cliente é pré-requisito para qualquer empresa que queira se manter no mercado. Mas apenas ser educado e manter o serviço em funcionamento não necessariamente vai garantir um atendimento de qualidade. Assim, para ter um atendimento ao cliente que seja o diferencial do seu escritório é preciso investir em bons profissionais, que gostem do fazem, e em metodologias que sejam eficientes e personalizadas.

Uma premissa do bom atendimento que deve ser rotina para sua equipe é saber ouvir o cliente. Colocar-se no lugar dele, entender quais são suas necessidades e só assim partir para as possíveis soluções. E para conhecer essas necessidades, nada melhor do que fazer as perguntas certas. Você pode, inclusive, criar um pequeno roteiro de atendimento para facilitar, mas com cuidado para não deixar o processo robotizado e frio, afinal, ninguém gosta de respostas prontas. Estabelecer uma relação de proximidade com o cliente também vai ajudá-lo a melhorar o seu produto, criando outros diferenciais ou aprimorando o que já existe.

  • Faça o que deve ser feito

A maioria das empresas que contrata um serviço contábil está ciente da importância dele e de quais as obrigações de cada parte. Mesmo assim, as condições de prestação dos serviços devem ser bem esclarecidas, e esse é o próximo aspecto que iremos abordar.

Uma dica importante é encontrar uma fatia de mercado para que sua empresa torne-se referência e, assim, conquiste mais espaço. Essa, aliás, é uma das grandes vantagens de ter um escritório contábil com um foco específico: a credibilidade. Afinal, você vai atender um nicho e poderá se tornar especialista na área, gerando indicações entre aqueles que fazem parte do seu público. E como fazer isso?

O primeiro passo é conhecer bem a sua empresa e o mercado. Avaliar o que cada concorrente tem desenvolvido e onde você pode encontrar uma brecha para mostrar sua eficiência e seu diferencial. Se seu escritório já tem tradição e boa reputação com clientes pessoa física, por que não se tornar referência nessa área? Conhecer o perfil dos profissionais que atuam na sua empresa também é fundamental para fazer a segmentação do seu negócio, assim você pode aproveitar o expertise de cada um para segmentar melhor o trabalho e o atendimento.

  • Formalize as condições comerciais e de pagamentos

No contrato, devem estar especificadas de forma bem clara todas as condições de pagamento, as multas e juros que incidirão sobre eventuais atrasos e datas limite para pagamentos, condições e exigências para a prestação dos serviços e possíveis suspensões em caso de problemas.

Ainda sobre as formas de pagamento, é melhor para a saúde financeira do seu escritório e do seu cliente que sejam utilizadas formas de pagamento que facilitem o seu acompanhamento e evitem que o seu cliente se esqueça de efetuá-lo, como boleto bancário e DDA (Débito Direto Autorizado), que não exigem grande estrutura para a implantação.

Mas o que fazer caso o cliente já esteja inadimplente? Aqui não tem mistério: faça a cobrança. É importante que o responsável por isso esteja preparado para entender a situação do cliente, mas também para lembrá-lo do compromisso com a sua contabilidade — sem agressividade, claro.

  • Esteja disposto a proteger seu escritório contábil da crise

Até aqui, seguimos passos para amenizar a crise em seu escritório contábil, trabalhando na prevenção da inadimplência e em medidas para reduzi-la. Mas há casos em que a situação já está mais avançada e, para esses, é preciso tomar uma importante medida:

  • Reorganize sua carteira de clientes

Essa quase sempre é uma das decisões mais difíceis de tomar, mas, acredite, nesse estágio ela é determinante para que o escritório não chegue à falência. Faça perguntas que o ajudem nesse processo.

Esse cliente tem o hábito de atrasar o pagamento dos honorários?
Nos últimos 6 meses, quantos meses ele atrasou os honorários?
Ele deu alguma satisfação ou esperou a cobrança do escritório para isso? Se esperou, qual foi a explicação para ter atrasado?
Como está a estrutura de trabalho do cliente? Ela aumentou ou diminuiu?
Existe discrepância entre as receitas e as despesas? Se sim, qual o motivo?

Responder a esses questionamentos vai ajudá-lo a entender em que situação estão seus clientes e a sua própria empresa, possibilitando proteger seu escritório contábil da crise.

FONTESage Gestão Contábil
Publicação Autorizada

About Marcelo Burgos
Marcelo Burgos, Casado, Contador há 27 anos, Professor de Contabilidade há 25 anos, Proprietário Escritório de Auditoria e Contabilidade "HMB Auditoria e Contabilidade". Diretor do "Instituto Burgos - Cursos e Treinamentos".

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