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Dez dicas para utilizar o e-mail com eficácia

Recebi estas regras em sala de aula no Curso de Comunicação Empresarial, são regras úteis para utilizar o e-mail com eficácia e que devem sempre ser lembradas.

Quando conversamos esperamos que as pessoas observem certas regras de comportamento. O mesmo acontece com o uso do email. Infelizmente algumas pessoas ignoram as práticas das comunidades online.

1. Curto, direto e de fácil leitura

Vá direto ao assunto, tente abordar um único assunto por mensagem, se for necessário divida-o em parágrafos. Use linguagem simples, sem gírias e sem abreviações que poucas pessoas conhecem.

2. Use o assunto com inteligência

Use o campo assunto para conquistar a atenção do leitor; é a coisa que ele lê e que o leva a decidir se vai ler sua mensagem de imediato ou deixar para ler mais tarde ou até ignora-la. Ao invés de escrever Reunião urgente escreva Reunião para aprovar orçamento.

3. Evite enviar e-mail para várias pessoas sem necessidade

Envie a mensagem apenas para as pessoas que precisam se manter informadas sobre o assunto, coloque no “cópia” aquelas que devem simplesmente tomar conhecimento.

4. Não divulgue o e-mail de seus contatos sem autorização (spam)

Assim como você não divulga o telefone de seus amigos a terceiros, deve fazer o mesmo com o email. Use copia oculta CCo para enviar email a pessoas que não se conhecem.

5. Prudência e boas maneiras

Voce pode responder imediatamente um email, sem tempo para reflexões e causar estrago nos relacionamentos; quando ficar furioso com um email, pense antes de responde-lo. Deixe para mais tarde, saia da sala, va tomar um café (água) deixe a resposta para o dia seguinte.

6. Cortesia e elegância

Não abuse de letras maiúsculas que podem ser interpretadas como grito e agressão.

7. Anexos

Não anexe arquivo sem necessidade, verifique se o destinatário consegue abrir o formato de arquivo que você usa. Por medida de segurança converta seu arquivo em PDF.

8. Não abuse do urgente e da alta prioridade

Se você prioriza tudo, acaba não priorizando nada e perde a credibilidade.

9. Verifique a ortografia e a gramática

Antes de enviar leia cuidadosamente a mensagem, use recursos de autocorreção de textos, os pequenos erros de português podem causar sérios danos a sua imagem profissional.

10. Quando não utilizar o e-mails

  • Quando você puder falar pessoalmente
  • Quando o assunto for complexo e confidencial
  • Quando se sentir furioso, ofendido e ou ameaçado;
  • Estiver em dúvida sobre quem é o responsável pela ação, uma mensagem mal endereçada pode causar aborrecimentos.
  • Quando puder resolver por telefone.

About Denivia Oliveira
Secretaria executiva, estudante de Administração de Empresas, sempre interessada em novas tecnologias e técnicas as utiliza para melhorar o seu desempenho, entre seus estudos participou do seminário EMPRETEC que lhe deu uma nova forma de olhar a si mesma como profissional, gosta de pessoas e tem um interesse especial pela área de Recursos humanos, entre as tantas funções que exerce também canta no grupo Som maior (gospel).

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